An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 Mitarbeiter*innen tragen mit ihrer Expertise in Administration und Organisation dazu bei, exzellente Forschung und Lehre zu ermöglichen. Sie wissen wie und wo sie am besten arbeiten können. Flexibel, remote, mit dem Freiraum, den sie brauchen, um ihr Potential zu entfalten. Sie wissen es auch? Wir suchen einen*eine
IT-Managementassistent*in
Die Abteilung "ACOnet & Vienna Internet eXchange" des Zentralen Informatikdienstes ist verantwortlich für den zuverlässigen Betrieb und die Weiterentwicklung des österreichischen Wissenschaftsnetzes und des Vienna Internet eXchange. Zur Unterstützung der Abteilungsleitung suchen wir eine agile und vorausschauende Persönlichkeit, die unser Team als Managementassistentin (m/w/d) tatkräftig unterstützt und die Fäden im Hintergrund zusammenhält.
Ihr persönlicher Wirkungsraum:
Sie unterstützen zwei Teams mit je 15 Mitarbeiter*innen in der Abteilung ACOnet & Vienna Internet eXchange und verantworten die administrativen Aufgaben in enger Zusammenarbeit mit der DLE Zentraler Informatikdienst. Die Stelle ist vorerst auf 6 Monate befristet. Eine Übernahme in ein unbefristetes Dienstverhältnis ist möglich und wünschenswert.
Ihre Mission:
- Sie sind die rechte Hand des Managements und sorgen mit Ihrem Organisationstalent dafür, dass alle Abläufe wie am Schnürchen laufen.
- Sie koordinieren Termine, planen Meetings und nehmen Telefonate entgegen - Effizienz ist Ihr zweiter Vorname.
- Dokumentenmanagement? Berichterstattung? Präsentationserstellung? Für Sie kein Neuland, sondern Ihre Bühne, auf der Sie glänzen.
- Sie unterstützen die ZID-HR-Verantwortlichen bei der Zeiterfassung, bei der Beantragung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen.
- Sie übernehmen die Kommunikationsschnittstelle, filtern und priorisieren Informationen und halten unserem Management den Rücken frei.
Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:
- Abgeschlossene kaufm. Ausbildung (z.B. HAK, HASCH, Bürokauflehre, etc.)
- Gute Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office (insbesondere Word, Excel, Outlook, PowerPoint und Visio) und Programmen zur graphischen Aufbereitung von Inhalten
- Erfahrung im Umgang mit Dokumentationssystemen (z.B. Confluence Wiki, Typo3)
- Fähigkeit und Bereitschaft beim Erlernen des Umgangs mit neuen Softwareprodukten
- Berufserfahrung in vergleichbarer Position von Vorteil
- Kommunikationsstärke, Diskretion und ein hohes Maß an Selbstorganisation
- Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.
Das bieten wir Ihnen:
Work-Life-Balance:
Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten.
Inspirierendes Arbeitsklima:
Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.
Entfaltungsmöglichkeiten:
Wir bieten Ihnen ein Umfeld, in dem das Erlernen neuer Fähigkeiten nicht nur erlaubt, sondern erwünscht ist.
Gute öffentliche Anbindung:
Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.
Interne Weiterbildung:
Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.
Faires Gehalt:
Das Grundgehalt von EUR 2.599,20 erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.
Die Stelle ist wie an der Universität Wien üblich vorerst auf ein halbes Jahr befristet, eine Übernahme in ein unbefristetes Dienstverhältnis ist jedoch wünschenswert und wird angestrebt.
Gleiche Chancen für alle:
Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!
So einfach bewerben Sie sich:
Bitte senden Sie Ihren Lebenslauf, Ihre Ausbildungsnachweise und Dienstzeugnisse sowie ein kurzes Motivationsschreiben über unser Jobportal oder den "Jetzt Bewerben"-Button.
Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:
Harald Michl
Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team!
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.
Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.
Bewerbungsfrist: 01.07.2024
