WWF Österreich

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Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

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PROJEKTMANAGER - Fließgewässer (w/m/d)

Als erfahrene und exzellent organisierte Assistenz des Top-Managements weißt Du genau, wie Du einer Geschäftsführung den Rücken frei hältst? Du möchtest Deine Kompetenzen in einem sinnstiftenden Kontext einsetzen und gemeinsam mit Menschen arbeiten, deren Herz für den Natur- und Umweltschutz schlägt? Dann ist HIER UND JETZT Deine Chance, einen wertvollen Beitrag zu leisten!

AUFGABEN


Administratives Rückgrat der Geschäftsführung
  • Strukturierte, interne und externe Terminplanung inkl. umfassendem Einladungsmanagement
  • Akribische Dokumenten- und Unterschriftenverwaltung
  • Ressourcenschonende Reiseplanung
  • Laufende Kontaktdatenwartung
Unterstützung in der Gremienarbeit
  • Organisation & Begleitung div. Gremien-Formate (AR-Sitzungen, Klausuren, Delegiertenversammlung etc.)
  • Aktualisierung / Bearbeitung von Geschäftsberichten, Statuten, Geschäftsordnungen
  • Aussendung und Gestaltung vorbereitender Unterlagen, Factsheets & Präsentationen
  • Begleitung und akkurate Protokollierung der Termine vor Ort
  • Korrespondenz mit Gremien-Mitgliedern
Eventmanagement
  • Vorbereitung und Begleitung unseres monatlichen Mitarbeiter*innenforums ("MOKA")
  • Planung der jährlich veranstalteten "Teamtage" als sozialer, sowie fachlich untermalter "Betriebsausflug"
  • Organisation der externen Weihnachtsfeier mit zentralen Netwzerkpartner*innen des WWF
  • Budgetverantwortung für ausgewählte, interne und externe Events
Anlassbezogene Projekte
  • Umfassende, organisatorische Unterstützung bei Jubiläen, digitalen Weihnachtsgrüßen etc.

PROFIL


Fachliche Baseline
  • Mehrjährige Assistenzerfahrung auf Top-Management-Ebene
  • Spezialisiert auf begleitende Gremienarbeit, sowie auf das Management kleiner und mittelgroßer Events
Arbeitsstil & Kommunikation
  • Hervorragendes Organisationstalent mit absoluter Loyalität und Serviceorientierung
  • Diskreter und sorgsamer Umgang mit Informationen
  • Exakte Arbeitsweise mit ausgezeichnetem Prio-Setting
  • Exzellentes Deutsch mit stilsicherem, wertschätzendem Ausdruck in Wort und Schrift
  • Souverän im Dialog mit externen Partner*innen
  • Feines Gespür für die Filterung und verständliche Aufbereitung von Kernbotschaften aus Meetings, Präsentationen, Text- und Bildinhalten
NGO & Co.
  • Hohe Affinität für den Natur- und Umweltschutz
  • Idealerweise Erfahrung im NGO-Umfeld mit Verständnis für politische & wirtsch. Zusammenhänge
Tools & Technik
  • Professionelle Anwendung von Word, Powerpoint & Excel
  • Sattelfest im Hosting virtueller Meetings via Zoom & MS-Teams
  • Handling gängiger Grafikprogramme (InDesign, Photoshop) wünschenswert

ANGEBOT


  • Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung (Gleitzeit, Home-Office)
  • Attraktive Sozialleistungen (Optionale Sonderurlaubswoche nach einem Dienstjahr, Öffi-Zuschuss, Essensbons, etc.)
  • Hohe Eigenverantwortung in einem idealistischen & sozialen Umfeld
  • Umfassende Einblicke in die Arbeit einer internationalen Umweltschutzorganisation in enger Begleitung der höchsten Leitungsebene
  • Mindestbruttogehalt iHv EUR 2.500,-- / Monat (auf Basis 40h/Woche)
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