Über Frequentis

Frequentis Group mit Headquarter in Wien ist ein internationaler Anbieter von Kommunikations- und Informationssystemen für Leitzentralen mit sicherheitskritischen Aufgaben. Weltweit vertrauen bereits über 500 Kunden in rund 150 Ländern mit mehr als 45.000 Arbeitsplätzen unserem KnowHow und langjähriger Erfahrung. Der Bereich Strategic Operations ist ein interdisziplinäres zentrales Kompetenzzentrum für Projektmanagement und sichert kontinuierlich Standards durch Governance, Prozesse, zentrale Ausbildungs- und Traineeprogramme und das Corporate Projectmanagement Office. Wir suchen als Teil unseres Teams eine/einen erfahrene/n Assistent:in, für die zeitlich flexible und gut planbare, administrative Mitarbeit in internationalen Kundenprojekten sowie als Unterstützung in der Organisation interner Ausbildungsprojekte. Dabei kümmern Sie sich gemeinsam mit ihren Kolleg:innen um organisatorische Abläufe, organisieren Veranstaltungen und Dienstreisen, betreuen die Teilnehmer:innen und bringen eigene frische Ideen in die Programme ein.

Aufgaben

• Sie unterstützen Projektteams in allen administrativen Themen, wickeln aber auch Arbeitspakete eigenständig und in hoher Qualität ab.
• Sie unterstützen interne, internationale Ausbildungsprogramme mit Hinblick auf Organisation, Reiseplanung und Teilnehmer:innenbetreuung.
• Sie führen und pflegen Open Items Listen und koordinieren die Bearbeitung mit dem Projektteam.
• Sie behalten den aktuellen Projektstatus im Auge, bereiten Unterlagen, Reports und Präsentationen vor.
• Sie kommunizieren proaktiv mit Schnittstellen im Haus, um diverse Arbeitspakete umzusetzen.

Qualifikationen

• Sie haben mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich oder als Projektmitarbeiter:in und eine abgeschlossene Ausbildung auf Maturaniveau.
• Mit Leidenschaft organisieren sie Meetings und Events und unterstützten gerne Kolleg:innen bei ihrer Zielerreichung (Trainees, Projektteams), bleiben aber auch hartnäckig in der Verfolgung der Open Items.
• Gängige Office -Tools beherrschen Sie souverän und verfügen idealerweise über Erfahrung in der Betreuung von Social Media Tools (beispielsweise Viva Engage, Podcasts, LinkedIn).
• Ihre Arbeitsweise ist von Proaktivität und Selbständigkeit gekennzeichnet, als zentrale Kommunikationsdrehscheibe gehen Sie gerne auf andere Personen zu.
• Sie haben ein professionelles Auftreten, und einen „Blick für das Ganze", sprechen flüssig Deutsch und Englisch.

Unsere Werte

Rund 2.300 Frequentis Mitarbeiter:innen engagieren sich mit ihrer Innovationskraft und Technologieorientierung für eine sichere Welt. Unsere Kultur ist von Fairness und Vertrauen, gegenseitigem Respekt und Wertschätzung geprägt. Als internationales Unternehmen schätzen wir diese Vielfalt und rekrutieren unabhängig von Alter, Geschlecht, Ethnizität, sexueller Orientierung oder Religion. Wir legen Wert auf faire und gute Arbeitsbedingungen, eine optimale Work-Life-Balance und bieten all unseren Mitarbeiter:innen gleiche Entwicklungsmöglichkeiten. Dabei setzen wir auf langfristige Arbeitsbeziehungen, um das wertvolle Know-how unserer Mitarbeitenden stabil zu halten.