Videokonferenz-Tipps und Dos and Don’ts

Egal, ob Videokonferenzen bisher schon genutzt werden oder erst aufgrund der Corona-Krise zum Einsatz kommen: Diese Tipps sowie Dos und Dont’s sollten Sie beachten, damit Ihre beruflichen Videokonferenzen rund laufen.

Tipps für den richtigen Umgang mit Videokonferenzen sind in Zeiten der Corona-Krise gefragter denn je. Aufgrund von Ausgangsbeschränkungen und Social Distancing sollten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern alle Aufgaben, die möglich sind, von zu Hause aus erledigen. Wer bisher noch wenig Erfahrung mit den Dos und Dont’s für Videokonferenzen hat, bekommt in diesem Beitrag einen kleinen Crash-Kurs mit den wichtigsten Tipps für eine gelungene Online-Besprechung.

Welche Vorteile haben Videokonferenzen?

Videokonferenzen durchzuführen, kann viele Vorteile haben. Dabei geht es vor allem um die Schonung von Ressourcen wie Zeit, Umwelt oder Geld. Denn Videokonferenzen sind:

• ortsungebunden
• flexibel
• kostengünstig
• zeitsparend
• effizient
• umweltschonend

Welche Voraussetzungen braucht eine Videokonferenz?

Eine Videokonferenz ist auf gewisse Voraussetzungen angewiesen, damit sie reibungslos funktioniert. Sind die technischen Voraussetzungen für die bevorstehende Videokonferenz einmal eingerichtet, bleibt die virtuelle Konferenz von Störungen wie Bildrauschen oder Sprachverzögerungen verschont. Folgende drei Fragen sollten vorab abgeklärt werden:

1. Haben Sie eine stabile und schnelle Internetverbindung?

Falls Sie im Homeoffice Ihren Laptop verwenden, sollten Sie ein LAN-Kabel anschließen, um eine stabile Verbindung zu garantieren. Setzen Sie bei WLAN auf eine gesicherte Verbindung mit erweiterter Verschlüsselung und Passwortschutz.

2. Haben Sie eine gute Videokonferenz-Software?

Größere Firmen geben die Software für Videokonferenzen zumeist vor. Wenn Sie ein Einzelunternehmen führen, informieren Sie sich am besten online oder bei Bekannten über passende Tools für Videokonferenzen. Achten Sie darauf, die aktuellste Version herunterzuladen, die mit Ihrem Betriebssystem kompatibel ist. Zu beliebten, kostenlosen Tools für Videokonferenzen zählen unter anderem Skype, Microsoft Teams, Google Duo, Google Hangouts oder Tinychat.

3. Wie können Sie die Videokonferenz einrichten?

Die meisten Videokonferenzen sind ähnlich und relativ leicht einzurichten. Die Anbieter informieren üblicherweise in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung darüber, wie das Einrichten der Videokonferenz abläuft. Meistens müssen Sie sich dafür anmelden oder einloggen, weitere Kontakte hinzufügen bzw. einen Termin im Online-Kalender anlegen und andere Teilnehmerinnen und Teilnehmer dazu einladen und den Videoanruf starten . Zumeist lassen sich während des Gesprächs noch weitere Teilnehmerinnen und Teilnehmer hinzufügen.

Welche praktischen Tipps sind vor der Videokonferenz zu berücksichtigen?

1. Passender Hintergrund: ordentlich, schlicht, neutral oder freundlich, falls vorhanden das eigene Firmenlogo platzieren. Bei einigen Tools lässt sich der Hintergrund auch weichzeichnen.
2. Angemessene Kleidung: passend zur Firmenidentität, nicht zu bunt.
3. Störfaktoren minimieren: die Kamera richtig einstellen, das Handy auf lautlos schalten.
4. Vorab Einladung mit Agenda aussenden: Somit können sich alle Teilnehmenden vorbereiten.
5. Zeitzonen berücksichtigen: Bei Auslands-Videokonferenzen die richtige, lokale Uhrzeit für alle angeben.

Welche Dos and Dont‘s gelten während der Videokonferenz?

1. Nicht zur selben Zeit sprechen: Immer nur eine Person sollte das Wort haben und offene Fragen zum Schluss gestellt werden.
2. Moderierende Funktion: Wenn mehrere Personen teilnehmen, sorgt eine Moderatorin oder ein Moderator für eine reibungslose Kommunikation.
3. Vorsicht bei privaten Inhalten: Wenn Screen- oder Desktop-Sharing-Tools eingesetzt werden, sollte private Inhalte vorher geschlossen werden.

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