Online Bewerbungsformulare gekonnt nutzen

Die Online-Formularbewerbung ist weiterhin auf dem Vormarsch. Wir helfen Ihnen, die Formulare erfolgreich zu meistern und einen guten Eindruck zu hinterlassen.

Statt gedruckter Bewerbungsdossiers wünschen sich Unternehmen häufiger die Übermittlung der Bewerberdaten über ein Online-Formular. Ein System bereitet die Angaben zur Ausbildung, zum Studium oder zur Praxiserfahrung unmittelbar nach der Dateneingabe durch die Bewerber kategorisch auf und macht die Bewerberprofile miteinander vergleichbar. Der zuständige Recruiter kann so eine schnellere Selektion und Bewertung durchführen. Das spart dem Unternehmen Zeit und Kosten. Es ist daher nicht verwunderlich, dass Formulare bei vielen Unternehmen so beliebt sind. Als Bewerber könnten Sie aufgrund der Vorselektion allerdings trotz idealem Jobprofil für die Position durch das vorgefertigte Raster fallen. Wir geben Ihnen Tipps an die Hand, wie Sie sich im Online-Formular-Dschungel zurechtfinden.

Welche Angaben gehören in die Formularbewerbung?

Derzeit gibt es keine verbindlichen Richtlinien in Bezug auf die abgefragten Inhalte eines Online-Formulars. Die Unternehmen entscheiden also individuell, welche Angaben für den Rekrutierungsprozess wichtig sind. Wenn Sie sich zum Beispiel bei Hays bewerben möchten, werden personenbezogene Daten wie Name, Geburtsdatum und Kontaktdaten abgefragt. Zudem werden Sie gebeten, Ihre Bewerbungsunterlagen hochzuladen. Ihr übermittelter Lebenslauf wird anschließend von einem der Recruiter persönlich geprüft.

Die Online-Formularbewerbung läuft von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ab. Woran können Sie erkennen, dass nicht ein Recruiter sondern ein Algorithmus die Vorselektion macht? Sie werden aufgefordert, Angaben zu Ihrem Werdegang in ein vorgefertigtes Abfrage-Formular einzutippen. Häufig ist es auch notwendig, Freitextfelder mit Text zu befüllen. Für beide Abfragen gilt es einiges zu beachten.

Ausbildung, Studium, Berufserfahrung – leider nicht mit einem Klick

Wer schon einmal seinen Werdegang in eine Online-Abfrage eingetippt hat, der weiß: Das kann dauern. Es gilt, Ihren vollständigen Lebenslauf im Formular abzubilden. Als Bewerber sollten Sie dafür ausreichend Zeit einplanen und sorgfältig arbeiten.

1. Füllen Sie jedes Feld aus. Sie finden Ihre Hochschule nicht in der Dropdown-Liste im Formular? Lassen Sie das Feld nicht frei, geben Sie beispielsweise „Sonstige“ an. Warum? Wenn Sie nichts eintragen, interpretiert das System möglicherweise, dass Sie nicht studiert oder kein Studium abgeschlossen haben.
2. Verwenden Sie Schlüsselbegriffe. Ein Blick in die Stellenanzeige ermöglicht es Ihnen, wichtige Schlüsselbegriffe zu sammeln und diese richtig zu gewichten. Wenn Sie gebeten werden, Ihre praktischen Erfahrungen komprimiert wiederzugeben, sollten Sie die relevanten Keywords in Ihre Formulierungen aufnehmen.
3. Füllen Sie das Formular sorgfältig aus und achten Sie auf Flüchtigkeitsfehler. Rechtschreibfehler können direkt vom System erkannt und als fehlerhafte Eingabe an den zuständigen Recruiter übermittelt werden.

Freitextfelder – Freund oder Feind?

Freitextfelder können bei Formularbewerbungen eine der größten Herausforderungen sein. Hier möchte das Unternehmen noch einige Details über Sie erfahren. Häufig geht es um Themen wie Stärken und Schwächen, die Ausprägung Ihrer persönlichen und sozialen Kompetenzen oder Ihre Motivation für die Position.

1. Verwenden Sie Beispiele. Sie werden nach konkreten Kenntnissen oder persönlichen Kompetenzen gefragt, als Beispiel „Sind Sie belastbar?“. Hier reicht es selbsterklärend nicht aus, mit ‚Ja‘ oder ‚nein‘ zu antworten. Belegen Sie Ihre Antwort mit Beispielen aus Ihren bisherigen universitären oder beruflichen Erfahrungen.
2. Formulieren Sie ganze Sätze. Obwohl es sich bei der Online-Bewerbung um eine Form der Online-Kommunikation handelt, sollten Sie von umgangssprachlichen Formulierungen oder einem Telegramm-Stil Abstand nehmen. Formulieren Sie Ihre Antworten aus, verzichten Sie jedoch auf unnötig komplizierte, verschachtelte Satzkonstruktionen.
3. Füllen Sie jedes Feld aus. Überspringen Sie keine Felder aus Zeitmangel oder mangelnder Motivation. Durch die standardisierten Abfragen und die anschließende Kategorisierung lassen sich Ihre Angaben mit denen anderer Bewerber unmittelbar vergleichen. Riskieren Sie es nicht, gegebenenfalls schlechter als Ihre Mitbewerber abzuschneiden, nur weil Sie ein Freitextfeld ausgelassen haben.

Referenzen müssen sein – Unterlagen nicht vergessen

Obwohl Sie Ihren Werdegang mit den einzelnen Stationen häufig in eine Online-Abfrage eintippen, werden Ihr Lebenslauf und die Zeugnisse für gewöhnlich zusätzlich angefordert. Die Dokumente sollten Sie als *.pdf-Dateien vorliegen haben. Idealerweise haben Sie jedes Dokument einzeln gespeichert, sowie alle Unterlagen gebündelt in einem Dossier erfasst. Die Dateigröße des Dossiers sollte 5 Megabyte nicht übersteigen.

Ausfüllen des Bewerbungsformulars – Behalten Sie die Zeit im Auge

Neben der Verwendung von Schlüsselbegriffen, der Vollständigkeit Ihrer Angaben und Ihrer Sorgfalt sollten Sie beim Befüllen der Formulare vor allem eines im Auge behalten: die Zeit. Benötigen Sie zu lange, um eine Angabe zu machen oder Unterlagen hochzuladen, kann es serverseitig zu einem Time Out kommen. Der Bewerbungsprozess würde abgebrochen, Ihre Daten wären in dem Fall nicht gespeichert. Zudem: Einige Systeme tracken die vergangene Zeit zwischen Ihrem ersten Anschlag auf der Tastatur und dem Abschicken der Bewerbung. Die Information, wie viel Zeit Sie für die Eingabe Ihrer Bewerbung benötigt haben, wird dann dem Recruiter mitgeliefert. Sorgen Sie also dafür, dass Sie beim Ausfüllen des Formulars nicht abgelenkt werden und Sie alle Informationen und Dokumente weitestgehend zur Hand haben.

Nach dem letzten Klick und somit dem Abschicken der Bewerbung sollte unmittelbar eine Eingangsbestätigung in Ihrem Postfach landen. Sie haben nichts erhalten? Haken Sie hier in jedem Fall nach, es könnte etwas schiefgegangen sein. Liegt Ihnen die Eingangsbestätigung vor, befinden sich Ihre Daten auf dem Weg durch den digitalen Daten-Dschungel und werden schon bald auf dem Bildschirm des zuständigen Recruiters angezeigt. Wenn Sie unsere Tipps beherzigen, kann Ihre Bewerbung ganz oben auf der Liste passender Bewerber landen – wir wünschen Ihnen viel Erfolg!

Dieser Artikel ist eine unentgeltliche Kooperation mit Hays

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