Assistenz Lehrgangsleitung mit administrativen Aufgaben

Die Wiener Psychoanalytische Akademie wurde 2006 vom Wiener Arbeitskreis für Psychoanalyse und der Wiener Psychoanalytischen Vereinigung gegründet. Sie ist ein renommiertes Zentrum für Psychoanalyse und ihre Anwendungen und stellt einen Rahmen für Aus- und Fortbildung, Vermittlungs- und Forschungsaufgaben, interdisziplinären Austausch und projektbezogene Zusammenarbeit zur Verfügung.

Für die
Administration
Psychotherapeutisches Propädeutikum
suchen wir ab 01.09.2025 für 25 Stunden eine/n Mitarbeiter:in.

Die Aufgaben:

• Assistenz/Administration/Verwaltung/Organisation (Terminplanung mit Vortragenden, Raumkoordination, Anmeldungen, Rechnungserstellung, Anwesenheitslisten, etc.)
• Bearbeitung Dokumente und Formulare (Zeugnisse, Abschlusszertifikate, TN-Bestätigungen, Anrechnungsbestätigungen, Vorbereitung Jahresberichte, Erstellung und Aktualisierung von Formularvorlagen, etc.)
• E-Mailbearbeitung, Aussendungen (Kommunikation mit TeilnehmerInnen, Vortragenden, allgemeinem Sekretariat und Seminarbetreuung)
• Enge Zusammenarbeit mit der Lehrgangsleitung (Lehrgangsplanung, Auswertung von Informationen, Dokumentation von Entscheidungen und Anrechnungen)
• Bearbeitung Website, CMS
• Meldungen an Lohnverrechnung

Wir bieten:

• Eine Festanstellung 25h nach BABE KV (Vwg. 3), entspricht bei Vollzeit ab EUR 2.744,96/Monat
• Selbstverantwortliches Arbeiten mit eigenem Dienst-PC (Homeoffice nach Absprache möglich)
• Eine wertschätzende Atmosphäre im hochspannenden Umfeld der psychoanalytischen Community

Wir erwarten:

• Maximale Verlässlichkeit und Pünktlichkeit
• Freundliches Auftreten sowie Geduld gegenüber unseren Vortragenden und Teilnehmer*innen
• Flexibilität wenn es darum geht, Kolleg:innen eine telefonische Auskunft zu geben
• Sehr gute Kenntnis der gängigen MS-Office Programm, insbesondere sehr gute Excel-Kenntnisse
• Selbständigkeit in der Arbeit und Verständnis für Abläufe
• Übersicht und antizipierender Arbeitsstil
• Schnelle Bearbeitung von Anfragen und Engmaschigkeit in der laufenden Kommunikation
• Freude an der laufenden Weiterentwicklung von Prozessen und Verwaltungstools

Voraussetzungen:

Abgeschlossene Berufsausbildung oder der Abschluss einer berufsbildenden oder allgemein bildenden mittleren oder höheren Schule und/oder eine passende berufliche Praxis. Wir wünschen uns insbesondere Neugier, Offenheit, Lernwilligkeit und einen stetigen Beitrag zu einer motivierenden und kollegialen Arbeitsatmosphäre.

Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen mit Lebenslauf und prägnantem Anschreiben an office@psy-akademie.at