Administration mit vorbereitender Buchhaltung (m/w/d)
Interessengemeinschaft Windkraft ÖsterreichAdministration mit vorbereitender Buchhaltung (m/w/d) –
38,5 Wochenstunden/Vollzeit, Wien
Dich erwartet ein sinnstiftender Job mit gesellschaftlicher Relevanz, ein
Team mit Drive und jede Menge Möglichkeiten, deine Handschrift zu
hinterlassen. Mach mit – für saubere Energie. Für echten Wandel. Für mehr
Windkraft in Österreich.
In dieser besonders abwechslungsreichen Tätigkeit, erwarten Dich folgende Aufgaben:
- Allgemeine Sekretariats- und Administrationstätigkeiten
- Betreuung der telefonischen Anfragen in Deutsch und Englisch
- Bearbeitung des Posteingangs/Postausgangs
- Unterstützung des Teams in administrativen und organisatorischen Belangen, einschließlich Terminkoordination, Reiseplanung und Meetingorganisation, Reisebuchungen
- Bearbeitung und Versand von Bestellungen aus unserem Webshop
- Erledigung aller Postwege
- Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartner:innen
- Koordination von Terminen und Korrespondenz
- Gäste-Empfang
- Vorbereitung von Besprechungen, Schulungen und Präsentationen
- Unterstützung bei der Datenerfassung, -pflege und -analyse im Backoffice-Bereich (inkl. Datenbank und Ablage)
- Versenden von Willkommens-Paketen an neue Mitglieder
- Laufendes Erfassen des Materialbestands (Folder, Equipment etc) und gelegentliche Fahrt zum Lager in St. Pölten
- Regelmäßiges Bearbeiten der Retouren inklusive Adress-Aktualisierungen
- Schlüsselverwaltung etc
- Gelegentliche Unterstützung anderer Verbände im Haus bzw Aushilfe
- Durchführen von Bestellungen zB Büromaterial
- Vorbereitende Buchhaltung
- Eingabe der Eingangsrechnungen
- Überwachung der offenen Posten und Mahnwesen
- Erstellung und Prüfung von Rechnungen
- Selbstständige Bearbeitung und Vorbereitung von Spesen und Fahrtkosten für die Verrechnung
- Entgegennahme und sorgfältiges Erfassen von Honorarnoten Freier Dienstnehmer:innen und Aufbereitung für Buchhaltung
- Genaues und sorgfältiges Pflegen aller Daten für die Förderabwicklungen (beispielsweise für Schulworkshops)
- Servicieren der Freien Dienstnehmer:innen (Erinnerungen; Fragebeantwortungen etc)
Dein Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK, HAS oder eine vergleichbare Qualifikation) und
- Mehrjährige Berufserfahrung in Assistenz- und/oder Backoffice-Tätigkeiten
- Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung und/oder Lohnverrechnung oder in einem verwandten Bereich
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel (insbesondere Excel, Word und PowerPoint)
- Erfahrung mit BMD von Vorteil bzw wünschenswert
- Sicherer Umgang mit Videokonferenz-Software & -Technik für die Vorbereitung von Sitzungen
- Schnelle Auffassungsgabe, sehr strukturiertes Arbeiten, hohes Maß an Selbstständigkeit & Eigenverantwortlichkeit
- Verlässlichkeit
- Teamyplayer
- Lösungsorientiertes Arbeiten
Wir bieten:
- Eine sinnerfüllte, abwechslungsreiche, spannende Aufgabe in einer zukunftsweisenden, unkonventionellen Branche
- Einen Arbeitsplatz im Zentrum von Wien mit bester Verkehrsanbindung
- Ein dynamisches, wachsendes Team
- Gelegentliches Home-Office nach Vereinbarung
- Gehalt: ab € 2500,- brutto für 38,5h, je nach Erfahrung und Qualifikation auch mehr