Administration mit vorbereitender Buchhaltung (m/w/d)

Administration mit vorbereitender Buchhaltung (m/w/d) –

38,5 Wochenstunden/Vollzeit, Wien

In dieser besonders abwechslungsreichen Tätigkeit, erwarten Dich folgende Aufgaben:

• Allgemeine Sekretariats- und Administrationstätigkeiten
• Betreuung der telefonischen Anfragen in Deutsch und Englisch
• Bearbeitung des Posteingangs/Postausgangs
• Unterstützung des Teams in administrativen und organisatorischen Belangen, einschließlich Terminkoordination, Reiseplanung und Meetingorganisation, Reisebuchungen
• Bearbeitung und Versand von Bestellungen aus unserem Webshop
• Erledigung aller Postwege
• Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartner:innen
• Koordination von Terminen und Korrespondenz
• Gäste-Empfang
• Vorbereitung von Besprechungen, Schulungen und Präsentationen
• Unterstützung bei der Datenerfassung, -pflege und -analyse im Backoffice-Bereich (inkl. Datenbank und Ablage)
• Versenden von Willkommens-Paketen an neue Mitglieder
• Laufendes Erfassen des Materialbestands (Folder, Equipment etc) und gelegentliche Fahrt zum Lager in St. Pölten
• Regelmäßiges Bearbeiten der Retouren inklusive Adress-Aktualisierungen
• Schlüsselverwaltung etc
• Gelegentliche Unterstützung anderer Verbände im Haus bzw Aushilfe
• Durchführen von Bestellungen zB Büromaterial
• Vorbereitende Buchhaltung
• Eingabe der Eingangsrechnungen
• Überwachung der offenen Posten und Mahnwesen
• Erstellung und Prüfung von Rechnungen
• Selbstständige Bearbeitung und Vorbereitung von Spesen und Fahrtkosten für die Verrechnung
• Entgegennahme und sorgfältiges Erfassen von Honorarnoten Freier Dienstnehmer:innen und Aufbereitung für Buchhaltung
• Genaues und sorgfältiges Pflegen aller Daten für die Förderabwicklungen (beispielsweise für Schulworkshops)
• Servicieren der Freien Dienstnehmer:innen (Erinnerungen; Fragebeantwortungen etc)

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK, HAS oder eine vergleichbare Qualifikation) und
• Mehrjährige Berufserfahrung in Assistenz- und/oder Backoffice-Tätigkeiten
• Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung und/oder Lohnverrechnung oder in einem verwandten Bereich
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel (insbesondere Excel, Word und PowerPoint)
• Erfahrung mit BMD von Vorteil bzw wünschenswert
• Sicherer Umgang mit Videokonferenz-Software & -Technik für die Vorbereitung von Sitzungen
• Schnelle Auffassungsgabe, sehr strukturiertes Arbeiten, hohes Maß an Selbstständigkeit & Eigenverantwortlichkeit
• Verlässlichkeit
• Teamyplayer
• Lösungsorientiertes Arbeiten

Wir bieten:

• Eine sinnerfüllte, abwechslungsreiche, spannende Aufgabe in einer zukunftsweisenden, unkonventionellen Branche
• Einen Arbeitsplatz im Zentrum von Wien mit bester Verkehrsanbindung
• Ein dynamisches, wachsendes Team
• Gelegentliches Home-Office nach Vereinbarung
• Gehalt: ab € 3000,- brutto für 38,5h, je nach Erfahrung und Qualifikation auch mehr