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Administration mit vorbereitender Buchhaltung (m/w/d)

Interessengemeinschaft Windkraft Österreich
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Administration mit vorbereitender Buchhaltung (m/w/d) –

38,5 Wochenstunden/Vollzeit, Wien

Dich erwartet ein sinnstiftender Job mit gesellschaftlicher Relevanz, ein Team mit Drive und jede Menge Möglichkeiten, deine Handschrift zu hinterlassen. Mach mit – für saubere Energie. Für echten Wandel. Für mehr Windkraft in Österreich.

In dieser besonders abwechslungsreichen Tätigkeit, erwarten Dich folgende Aufgaben:

  • Allgemeine Sekretariats- und Administrationstätigkeiten
    • Betreuung der telefonischen Anfragen in Deutsch und Englisch
    • Bearbeitung des Posteingangs/Postausgangs
    • Unterstützung des Teams in administrativen und organisatorischen Belangen, einschließlich Terminkoordination, Reiseplanung und Meetingorganisation, Reisebuchungen
    • Bearbeitung und Versand von Bestellungen aus unserem Webshop
    • Erledigung aller Postwege
    • Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartner:innen
    • Koordination von Terminen und Korrespondenz
    • Gäste-Empfang
    • Vorbereitung von Besprechungen, Schulungen und Präsentationen
    • Unterstützung bei der Datenerfassung, -pflege und -analyse im Backoffice-Bereich (inkl. Datenbank und Ablage)
    • Versenden von Willkommens-Paketen an neue Mitglieder
    • Laufendes Erfassen des Materialbestands (Folder, Equipment etc) und gelegentliche Fahrt zum Lager in St. Pölten
    • Regelmäßiges Bearbeiten der Retouren inklusive Adress-Aktualisierungen
    • Schlüsselverwaltung etc
    • Gelegentliche Unterstützung anderer Verbände im Haus bzw Aushilfe
    • Durchführen von Bestellungen zB Büromaterial
  • Vorbereitende Buchhaltung
    • Eingabe der Eingangsrechnungen
    • Überwachung der offenen Posten und Mahnwesen
    • Erstellung und Prüfung von Rechnungen
    • Selbstständige Bearbeitung und Vorbereitung von Spesen und Fahrtkosten für die Verrechnung
    • Entgegennahme und sorgfältiges Erfassen von Honorarnoten Freier Dienstnehmer:innen und Aufbereitung für Buchhaltung
    • Genaues und sorgfältiges Pflegen aller Daten für die Förderabwicklungen (beispielsweise für Schulworkshops)
    • Servicieren der Freien Dienstnehmer:innen (Erinnerungen; Fragebeantwortungen etc)

Dein Profil

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK, HAS oder eine vergleichbare Qualifikation) und
  • Mehrjährige Berufserfahrung in Assistenz- und/oder Backoffice-Tätigkeiten
  • Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung und/oder Lohnverrechnung oder in einem verwandten Bereich
  • Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel (insbesondere Excel, Word und PowerPoint)
  • Erfahrung mit BMD von Vorteil bzw wünschenswert
  • Sicherer Umgang mit Videokonferenz-Software & -Technik für die Vorbereitung von Sitzungen
  • Schnelle Auffassungsgabe, sehr strukturiertes Arbeiten, hohes Maß an Selbstständigkeit & Eigenverantwortlichkeit
  • Verlässlichkeit
  • Teamyplayer
  • Lösungsorientiertes Arbeiten

Wir bieten:

  • Eine sinnerfüllte, abwechslungsreiche, spannende Aufgabe in einer zukunftsweisenden, unkonventionellen Branche
  • Einen Arbeitsplatz im Zentrum von Wien mit bester Verkehrsanbindung
  • Ein dynamisches, wachsendes Team
  • Gelegentliches Home-Office nach Vereinbarung
  • Gehalt: ab € 2500,- brutto für 38,5h, je nach Erfahrung und Qualifikation auch mehr
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