Teamassistenz HR (all genders)
Wirtschaftsagentur WienZur Verstärkung unseres Teams im Bereich „Human Relations & Organisation“, das qualitativ hochwertige Dienstleistungen in den Bereichen Personal und Organisation erbringt, um die Arbeit unserer Mitarbeiter*innen für die Wiener Wirtschaft zu unterstützen, suchen wir eine engagierte
Teamassistenz HR (all genders)
AUFGABEN:
- Du bist verantwortlich für das Office- und Rechnungsmanagement der Abteilung und sorgst dabei für einen reibungslosen Ablauf.
- Du verwaltest alle relevanten Personaldokumente und betreust unsere HR-Tools (zB. Arbeitszeiterfassung, elektronischer Personalakt).
- Du legst Kurse auf unserer eLearning-Plattform an und unterstützt das Team bei der Kommunikation über das Intranet.
- Du stehst den Mitarbeiter*innen bei Fragen zur Arbeitszeiterfassung und zum Seminarmanagement kompetent zur Seite.
- Du unterstützt bei der Organisation, Administration und Budgetkontrolle von internen Veranstaltungen sowie im Bereich der Aus- und Weiterbildung.
- Du begleitest neue Kolleg*innen im Rahmen des administrativen On- und Offboardings und gestaltest diesen Prozess effizient und wertschätzend mit.
- Du erstellst regelmäßig Auswertungen zu den genannten Themenbereichen und trägst damit zur kontinuierlichen Weiterentwicklung bei.
QUALIFIKATIONEN:
- Du hast eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen und bringst bereits einschlägige Berufserfahrung im Assistenzbereich mit – idealerweise in einer HR-Abteilung.
- Du arbeitest sicher mit MS Office, insbesondere mit Word, Excel und Outlook.
- Du hast idealerweise bereits Erfahrung im Umgang mit HR-spezifischen IT-Systemen – z.?B. zur Arbeitszeiterfassung oder im Bereich eLearning.
- Du kommunizierst klar, empathisch und auf Augenhöhe – schriftlich wie mündlich.
- Du trittst freundlich und hilfsbereit auf, bist eine verlässliche Ansprechperson und arbeitest gerne abteilungsübergreifend mit anderen Kolleg*innen zusammen.
- Du gehst deine Aufgaben eigenverantwortlich, genau, geduldig und selbstständig an.
- Du behältst auch in komplexen Situationen den Überblick, organisierst vorausschauend und hast ein gutes Verständnis für Zahlen und Zusammenhänge.
- Du behandelst vertrauliche Informationen mit größter Diskretion und Sorgfalt.
Willst auch du unsere Mitarbeiter*innen unterstützen und Teil unseres Teams werden? Wir freuen uns auf deine Bewerbung inkl. Motivationsschreiben!
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle, für die ein Bruttojahresgehalt Basis Vollzeit ab € 40.000,- vorgesehen ist. Eine Überzahlung ist je nach Erfahrung und Qualifikation möglich.
Benefits
Du findest bei uns einen sicheren Arbeitsplatz mit Mehrwert und Sinn, arbeitest an spannenden Projekten und gestaltest die wirtschaftliche Entwicklung unserer Stadt mit. Natürlich investiert die Wirtschaftsagentur Wien in ein gutes Arbeitsumfeld, in professionelle Arbeitsmittel, bietet ein umfangreiches Angebot an Aus- und Weiterbildungen. Wir schätzen das ausgesprochen gute, kollegiale und wertschätzende Arbeitsklima bei uns.
-
Job mit Sinn
Egal, in welcher Rolle Du bei uns tätig bist. Wir haben alle das gleiche Ziel: die Stärkung und Entwicklung des Wirtschaftsstandorts Wien. Gemeinsam arbeiten wir an spannenden Projekten und Aufgaben. In der Wirtschaftsagentur Wien erleben wir die kontinuierliche Weiterentwicklung der Stadt erste Reihe fußfrei.
-
Zentrale Bürolage mit guter öffentlicher Anbindung
Unser Bürostandort auf der Mariahilfer Straße liegt zentral und bietet neben einer optimalen Infrastruktur auch eine ausgezeichnete öffentliche Erreichbarkeit. Fahrradfahrer*innen finden bei uns einen absperrbaren Fahrradraum und – für alle Mitarbeiter*innen– eine Duschmöglichkeit.
-
Gesundheitsangebote
Unsere körperliche und mentale Gesundheit ist wichtig. Angebote wie Informations- und Beratungsgespräche, Vorträge, Impfungen, Seh- und Hörtests, Gesundenuntersuchungen sowie Unterstützung bei psychosozialen Krisen können daher kostenlos in Anspruch genommen werden.
-
Klimaschutz
Die Wirtschaftsagentur Wien unterstützt die Wiener Wirtschaft mit vielfältigen Maßnahmen und Projekten dabei , einen Beitrag zur Erreichung der Klimaneutralität Wiens 2040 und zur Förderung einer klimaresilienten Stadt zu leisten. Unseren Mitarbeiter*innen bieten wir ein umfangreiches Schulungsprogramm, damit wir alle an der Klimaneutralität mitarbeiten können.
-
Diversität und Inklusion
Wir fördern Vielfalt in der Wirtschaft und setzen uns zum Ziel, ebenso divers zu sein wie die Unternehmer*innen, mit denen wir zusammenarbeiten. Daher arbeiten wir erfolgreich in diversen Teams und freuen uns über Bewerbungen von Personen mit diversen Hintergründen.
-
Team-Events
Betriebsausflug, ein Teamtag mit allen Kolleg*innen der Wirtschaftsagentur Wien, Weihnachtsfeier, Themen-Flashmobs und die mehrmals im Jahr stattfindenden Teamfrühstücke sind fixe Bestandteile unserer Teamkultur und bieten weitere Möglichkeiten für Austausch und Vernetzung untereinander.
-
Aus- und Weiterbildung
Unsere persönliche Weiterbildung wird durch unterschiedliche Kurs- und Seminarangebote unterstützt. Unsere eigene eLearning-Plattform „WAcademy“ ermöglicht das Lernen im selbstbestimmten Tempo und abgestimmt auf den individuellen Bedarf. Neben einfachen Sicherheitsunterweisungen finden sich hier auch themenspezifische Vertiefungen.
-
IT-Ausstattung
Unsere moderne IT-Ausstattung ermöglicht uns ein professionelles, flexibles sowie mobiles Arbeiten. Je nach Arbeitsbedarf gehören Mobiltelefon, zweiter Bildschirm am Arbeitsplatz, Cloud-Lösungen, Fernzugang, Laptop, Tablet und sonstiges Zubehör zu Deiner IT-Ausstattung.
-
Flexible Arbeitszeiten und Home-Office
Arbeits- und Privatleben miteinander verbinden zu können, ist uns wichtig. Im Rahmen unserer Gleitzeitvereinbarung bieten wir eine flexible Gestaltung der Arbeitszeit an, ebenso führt eine bezahlte Mittagspause zu einer 37,5 Stundenwoche. Tageweises Home-Office ist für die meisten von uns selbstverständlich und mobiles Arbeiten aufgrund unserer IT-Ausstattung jederzeit möglich.
-
Zusätzliche Urlaubstage
Es braucht auch Auszeiten vom Job. Neben dem gesetzlichen Urlaubsanspruch erhältst Du nach Vollendung des ersten Arbeitsjahres einen weiteren Urlaubstag, nach weiteren drei Jahren kommt wieder ein Tag hinzu. Der 24. und 31. Dezember sind arbeitsfrei, Allerseelen und Karfreitag sind halbe Arbeitstage.
-
Essenszuschuss
Für jeden Arbeitstag bekommen wir einen steuerfreien Essenszuschuss in Form von Restaurant- und Lebensmittelkarten. Diese können in vielen Restaurants und Supermärkten eingelöst werden. Kaffee, Tee und Mineralwasser wird kostenlos im Büro zur Verfügung gestellt.
-
Vorsorge
Die Zukunft unserer Mitarbeiter*innen ist uns wichtig. Die Wirtschaftsagentur Wien leistet daher freiwillig Beiträge in eine betriebliche Lebensversicherung zur Zukunftsvorsorge.
-
Ehrenamtliches Engagement
Wir unterstützen unsere Mitarbeiter*innen bei ihrem gesellschaftlichen Engagement und stellen für gesetzlich notwendige Schulungen im Rahmen von ehrenamtlichen Tätigkeiten zusätzliche Freistellungstage zur Verfügung. Dein Einsatz wird bei uns wertgeschätzt und wir bieten die Flexibilität, ehrenamtliche Arbeit mit dem Beruf in Einklang zu bringen.
Dein Kontakt für diese Stelle
HR & Organisation