Onboarding: Neue Mitarbeiter ins Team integrieren

Onboarding zielt darauf ab, neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter willkommen zu heißen und sie nicht nur in ihren Arbeitsbereich einzuführen, sondern gut ins Unternehmen zu integrieren.

Die Suche nach neuem Personal kostet in der Regel viel Zeit und Geld. Mit der erfolgreichen Rekrutierung ist es aber nicht getan. Betriebe sind gut beraten, jede neue Mitarbeiterin und jeden neue Mitarbeiter auch entsprechend willkommen zu heißen und gut einzuführen. In Anlehnung an den Check-In-Prozess bei Flugreisen wird hier vom Onboarding gesprochen.

Wann beginnt der Onboarding Prozess?

Die Erfahrung zeigt, dass die ersten Arbeitstage für die weitere Entwicklung ganz entscheidend sind. Es sollte daher im Interesse eines jeden Unternehmens sein, den Integrationsprozess professionell zu gestalten. Das Onboarding startet firmenintern allerdings nicht mit dem ersten Arbeitstag. Idealerweise beginnt der Prozess bereits bei der Vertragsunterzeichnung und somit schon bevor die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter seine Tätigkeit aufnimmt.

Unternehmen tun gut daran, für das Onboarding einen standardisierten Prozess zu erarbeiten. Dieser sollte für alle neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gültig sein und in Form von Checklisten und Leitfäden den Verantwortlichen zur Verfügung stehen.

Phasen des Onboarding: Wie soll der Prozess aufgebaut werden?

Onboarding ist ein monatelanger Prozess, der alle Aktivitäten umfasst, die dazu beitragen, eine neue Arbeitskraft zu integrieren. Er lässt sich in drei Phasen unterteilen:

1. Vorbereitungsphase

Die Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag nützt man idealerweise, um das Onboarding vorzubereiten:

• Informationsmaterial über das Unternehmen zusammenstellen (z.B. Unternehmenshandbuch, Verhaltenskodex, Weiterbildungsmöglichkeiten).
• Den Einarbeitungsplan erstellen.
• Den Arbeitsplatz auswählen und vorbereiten.
• IT-Berechtigungen, E-Mail-Account und Telefon freischalten lassen.
• Schlüssel oder Schlüsselkarte vorbereiten.
• Falls es ein Buddy-System gibt: Mentorin oder Mentor aussuchen.
• Person(en) auswählen, die eine Einführung in den Tätigkeitsbereich und in die Arbeitsabläufe geben.
• Das Team und alle Personen, die am Onboarding beteiligt sind, über das Eintrittsdatum der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters informieren.
• Begrüßungs-E-Mail mit den wichtigsten Informationen verfassen und aussenden.

2. Eintrittsphase

Die Eintrittsphase des Onboarding beginnt mit dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters oder der neuen Mitarbeiterin. Auch hier gilt es wesentliche Schritte zu berücksichtigen:

• Die neue Mitarbeiterin oder den neuen Mitarbeiter begrüßen und in den Arbeitsplatz einweisen.
• Vorstellungsrunde bei der Führungskraft und dem Team sowie bei der Mentorin oder dem Mentor (falls es ein Buddy-System gibt).
• Den Onboarding-Prozess und seine Phasen erklären.
• Das zusammengestellte Informationsmaterial besprechen.
• Firmeninterne Richtlinien und Abläufe, z.B. Urlaubsantrag, IT-Richtlinien oder Zeiterfassungssystem, erklären.
• Firmenkultur, Werte und Gepflogenheiten (wie Kaffeepausen, gemeinsames Mittagessen) erläutern.
• Unternehmensrundgang, um weitere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Räumlichkeiten vorzustellen.
• Wechselseitige Erwartungen abklären und besprechen.

3. Integrationsphase

Damit eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen ankommt und sich als Teil des Teams sieht, muss sie oder er sich auch wohlfühlen. Es ist daher wichtig, sie als Menschen in den Betrieb zu integrieren. Teambuilding-Aktivitäten können genauso dazu beitragen wie die Mitarbeit an Arbeitsgruppen, interne Fortbildungen oder regelmäßige Feedbackgespräche mit Vorgesetzen.

Was darf beim Onboarding nicht vergessen werden?

Langfristig ist für Unternehmen entscheidend, dass jedes Teammitglied seine Aufgabe gut meistert und damit zum Unternehmenserfolg beiträgt. Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möglichst schnell in die Arbeit zu stürzen, führt allerdings nicht unbedingt zum gewünschten Ziel. Im Zuge des Onboarding-Prozess spielt die sorgfältige Einschulung in das Aufgabengebiet und das Definieren von Zielen zwar eine zentrale Rolle. Darüber hinaus soll Onboarding aber auch die soziale und kulturelle Integration neuer Teammitglieder in das Unternehmen sicherstellen. Denn damit wird das Fundament für langfristige und stabile Arbeitsbeziehungen gelegt. (jfc)

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