Assistent*in Caritas Schule für Sozialbetreuungsberufe (sob) – 1100 Wien

Deine Aufgaben:

Studierendenbetreuung

• Freundliche und kompetente Ansprechperson im Journaldienst (Telefon, E-Mail, Posteingang)

• Verlässliche Korrespondenz- und Kommunikationsabwicklung mit internen und externen Stakeholdern

• Professionelles Beschwerdemanagement mit lösungsorientiertem Ansatz

Studierendenverwaltung

• Pflege und Aktualisierung der Daten in den Schulverwaltungsprogrammen

• Einrichtung von Zugängen (z. B. Office 365) für Studierende und Lehrende

• Erstellung und Ausgabe von Zeugnissen sowie Bestätigungen

Organisation & Assistenz

• Effiziente Büroorganisation (Bestellungen, Schriftverkehr, Ablage, Dokumentation)

• Unterstützung bei der Schulorganisation (z. B. Prüfungsvorbereitungen, Schulveranstaltungen)

• Assistenzaufgaben wie Protokollführung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Terminplanung

• Hausorganisation: Koordination von Handwerksarbeiten, Umbauten und Schadensmeldungen; Verantwortung für Brandschutz, Schlüsselverwaltung, Sicherheitsvertrauensperson und Reinigung

Administration von Förderungen

• Individuelle Unterstützung von Schüler*innen und Studierenden bei der Antragstellung

• Abwicklung sowie Kommunikation mit Fördergeber*innen und ggf. Unternehmen

Vernetzung & Schnittstellenarbeit

• Pflege der Kontakte zu Institutionen, Behörden und Partnerorganisationen

• Erteilen von allgemeinen Auskünften

• Zusammenarbeit mit der Trägerorganisation, anderen Schulen und Stabstellen

• Standortübergreifende Abstimmung und Kooperation

Dein Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit fundierter Berufserfahrung im Büro- und Verwaltungsbereich

• Ausgezeichnete EDV-Kenntnisse, insbesondere in MS Office (Excel, Word, Access) sowie Adobe Acrobat

• Sicherer Umgang mit den Verwaltungsstrukturen der Bildungsdirektion und den entsprechenden Programmen (z. B. Sokrates)

• Selbstständige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise

• Hohe Verantwortungsbereitschaft kombiniert mit ausgeprägter Teamfähigkeit

• Starke Kommunikationskompetenz und hohe Zuverlässigkeit

Unser Angebot:

• Faire Entlohnung & attraktive Benefits

  • Gehalt je nach Qualifikation und Berufserfahrung für 20 Wochenstunden € 1.669,95 - € 1.926,05 brutto sowie Gutscheine für Mitarbeiter*innen mit Kindern und die Möglichkeit für steuerbegünstigte Lebensmittelgutscheine für alle Mitarbeiter*innen.

  Nachhaltigkeit & Mobilität

  • Öffi-Zuschuss bis zu € 396/Jahr oder Klimaticket
  • Nachhaltige Arbeitsweise – vom Bürobedarf bis zur Mobilität

  Entwicklung & Weiterbildung

  • Bezahlte Fort- und Weiterbildungen
  • Aktive Unterstützung deiner beruflichen Entwicklung

  Mehr Zeit für dich

  • Zwei zusätzliche Urlaubstage ab dem 2. Dienstjahr
  • Drei zusätzliche freie Tage: Karfreitag, 24.12., 31.12.
  • Betriebliche Gesundheitsförderung
  • Arbeitszeiten entsprechend dem Schuljahr (Urlaubskonsumation vorwiegend in den Schulferien)