Executive Assistant der Geschäftsführung

WOMAN World -
Executive Assistant der Geschäftsführung (w/m/d)

Du liebst es, den Überblick zu behalten, denkst gerne einen Schritt voraus und fühlst dich dort wohl, wo viele Themen
zusammenlaufen? Dann könnte das dein nächster Job sein.
Für unsere WOMAN World suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die unsere Geschäftsführung und den B2B-Sales-Bereich im Daily Business unterstützt, Themen proaktiv vorantreibt und als zentrale Schnittstelle dafür sorgt, dass Informationen, Menschen und
Prozesse gut zusammenspielen.

Dienstbeginn: ab sofort / Vollzeit / Dienstort: 1030 Wien

DEINE AUFGABEN

• Du hältst unserer Geschäftsführung den Rücken frei und übernimmst Termin- und Kalendermanagement, Meetingvorbereitung und Reiseorganisation.
• Du unterstützt unseren B2B-Sales bei Kundenpräsentationen, Angeboten, Kundenanfragen sowie der Recherche und Qualifizierung potenzieller Neukund:innen.
• Du koordinierst die kaufmännische Heftorganisation - von Seitenbestellung, Disposition bis zur Abstimmung mit Sales, Redaktion, Grafik und externen Partner:innen
• Du behältst Timings und Deadlines im Blick, koordinierst Druckunterlagen und Werbeformate und sorgst für reibungslose Abläufe zwischen allen Schnittstellen
• Du unterstützt bei Reportings, Analysen und Forecasts, hältst relevante Übersichten aktuell und bereitest Entscheidungsgrundlagen auf.
• Du übernimmst eigenständig organisatorische Agenden und Projekte - von administrativen Aufgaben bis zur Planung und Unterstützung unserer Jahrespräsentationen.

DAS BRINGST DU MIT:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation sowie idealerweise Erfahrung in einer Assistenz- oder Organisationsfunktion.
• Interesse an der Medienwelt und B2B Sales – einschlägige Erfahrung ist von Vorteil.
• Du arbeitest strukturiert, denkst voraus und behältst auch bei komplexen Aufgaben den Überblick.
• Du hast ein gutes Zahlenverständnis, arbeitest genau und kannst unterschiedliche Aufgaben zuverlässig priorisieren.
• Du kommunizierst souverän und wertschätzend und überzeugst durch Diskretion, Eigeninitiative und Verlässlichkeit.
• Mit Outlook, Word, Excel und PowerPoint arbeitest du sicher und bist digital affin.
• Du hast Lust auf starke Medienmarken, ein dynamisches Umfeld und eine Position, in der du mitdenken und mitgestalten kannst.

DAS ERWARTET DICH BEI UNS:

• Eine vielseitige Position nah an der Geschäftsführung mit viel Einblick und Eigenverantwortung.
• Kurze Entscheidungswege, viel Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen.
• Flexible Arbeitszeiten sowie Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung.
• Für diese Position bieten wir ein Jahresbruttogehalt von ca. € 45.000,–. Je nach Erfahrung und Qualifikation ist eine entsprechende Überzahlung möglich.

Haben wir dein Interesse geweckt? Dann werde Teil unseres Teams und bewirb dich jetzt!