Sachbearbeiter_in

In der Organisationseinheit International Office der mdw – Universität für Musik und darstellende Kunst Wien ist zum ehestmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Sachbearbeiter_in

zu besetzen.

Beschäftigungsausmaß: 40 Wochenstunden
Vertrag: befristet bis voraussichtlich September 2027 (Karenzvertretung)
Mindestentgelt: Gem. Kollektivvertrag beträgt das monatliche Bruttoentgelt € 3.450,30 (Verwendungsgruppe IVa Grundstufe). Bei anrechenbaren Vorerfahrungen ist ein Einstiegsgehalt von max. € 4.105,60 brutto/Monat (Regelstufe 1) möglich.

Anstellungserfordernisse:

• abgeschlossenes Universitäts- oder Fachhochschulstudium
• interkulturelle Kompetenzen
• hohes Maß an Selbstständigkeit und Eigeninitiative
• ausgeprägte Teamfähigkeit

Gewünschte Qualifikationen:

• Englisch in Wort und Schrift sowie eine weitere Fremdsprache von Vorteil
• Organisationstalent
• selbstständiges und strukturiertes Arbeiten
• Erfahrung im Bereich Projektmanagement und im Bereich Veranstaltungsmanagement
• gutes sprachliches Ausdrucksvermögen (Deutsch und Englisch)
• sehr gute IT-Kenntnisse im Office-Bereich und Erfahrung in der Arbeit mit Datenbanken und CMS-Systemen
• Sensibilität für interkulturelle Belange, schnelle Auffassungsgabe, „Hands-on-Mentalität“, Genauigkeit, Teamgeist und Flexibilität

Aufgaben:

• selbstständige Planung, Organisation und Umsetzung von universitätsinternen Veranstaltungen mit internationalen Kooperationspartner_innen (inkl. Kontaktpflege, Klärung der rechtlichen Rahmenbedingungen, Erstellung von Kosten- und Finanzierungsplänen, interne & externe Koordination, Veranstaltungsbetreuung, Nachbereitung und Abrechnung etc.)
• Planung, Organisation und Umsetzung von Sonderprojekten mit internationalen Partnerinstitutionen
• Betreuung von internationalen Stipendienprogrammen
• Erstellung von Kooperationsverträgen und Vereinbarungen
• fremdsprachliche Korrespondenz
• Verfassen und Versand von internen und externen Aussendungen
• Erfassung und Aktualisierung von Daten und Informationen (Datenbanken, Websites etc.)
• Erstellung von Berichten und Reports

Ende der Bewerbungsfrist: 28. Jänner 2026

wir bieten

• ein flexibles Arbeitszeitmodell (Möglichkeit von Gleitzeit, Möglichkeit von Homeoffice)
• sehr gute Weiterbildungsmöglichkeiten
• umfangreiches Angebot der betrieblichen Gesundheitsförderung
• die Möglichkeit, an einer der weltweit führenden Kunstuniversitäten in einem internationalen und diversen Arbeitsumfeld mit einer Vielfalt an spannenden Kulturveranstaltungen mitzuwirken
• gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln (Wien Mitte: U3/U4 sowie div. S-Bahn Verbindungen)
• familienfreundliches Umfeld

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Bitte laden Sie diese im mdw-Bewerbungsportal www.mdw.ac.at/bewerbungsportal in PDF-Form hoch. Anders eingereichte Bewerbungen können leider nicht berücksichtigt werden.

Die mdw – Universität für Musik und darstellende Kunst Wien achtet als Arbeitgeberin auf Gleichbehandlung aller qualifizierten Bewerber_innen unabhängig von Geschlecht, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, ethnischer Zugehörigkeit, Religion, Weltanschauung, Alter oder Behinderung. Die Universität strebt eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen, künstlerischen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf.

Sich bewerbende Personen haben keinen Anspruch auf Abgeltung von Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstehen.

Die Rektorin: Ulrike Sych