Mitarbeiter*in Front Office & Ausbildungsorganisation | Wien 1090

Deine Aufgaben:

Front Office & Kommunikation

Du bist eine unserer ersten Anlaufstellen – freundlich, verbindlich und mit Überblick

• Du bist Ansprechpartner*in für Auszubildende, Lehrende, Interessent*innen und Besucher*innen
• Du informierst persönlich, telefonisch und per E-Mail über unsere Aus- und Weiterbildungen sowie Fördermöglichkeiten
• Du koordinierst die Kommunikation mit internen und externen Stellen
• Du organisierst den laufenden Telefon-, E-Mail- und Postverkehr sowie Bestellungen und unterstützt bei Protokollen

Schulverwaltung & Ausbildungsorganisation

Gemeinsam mit unseren Lehrgangsleitungen und der Leitung Aus und Weiterbildungen sorgst du dafür, dass im Hintergrund alles gut organisiert ist

• Du begleitest Auswahlverfahren, Prüfungen und administrative Abläufe rund um unsere Ausbildungen
• Du arbeitest mit unseren Schulverwaltungsprogrammen wie EDWIN, MS Teams, etc.
• Du erstellst Zeugnisse, Bestätigungen und verwaltest weitere schulische Unterlagen
• Du behältst Termine, Fristen und organisatorische Abläufe im Blick und sorgst dafür, dass notwendige Informationen dort ankommen, wo sie gebraucht, werden

Administration & Standortorganisation

Du unterstützt uns dabei, dass unser Ausbildungszentrum auch organisatorisch gut funktioniert

• Du verwaltest die Handkassa und unterstützt bei Verrechnung, Förderabrechnungen
• Du unterstützt bei der Raumorganisation sowie bei internen Veranstaltungen und Meetings
• Du koordinierst organisatorische Anliegen mit externen Firmen, Lieferant*innen und Handwerker*innen
• Du bist Schnittstelle zu Caritas-internen Servicestellen wie Pflege, IT Facility Management

Koordination & Vernetzung

Unser Ausbildungszentrum wächst – und damit entwickeln sich auch unsere Abläufe und Kooperationen weiter.

• Du unterstützt das duale Leitungsteam bei organisatorischen und administrativen Aufgaben der Standortentwicklung
• Du arbeitest in Abstimmung mit der Leitung mit unseren internen und externen Kooperationspartner*innen zusammen, z. B. dem WAFF.
• Du übernimmst organisatorische Aufgaben selbstständig, hältst Vereinbarungen und offene Punkte nach und bringst dich aktiv in die Weiterentwicklung unserer Abläufe ein.

Kommunikation, Website & Social Media

Auch unsere Kommunikation nach außen soll mit dem Ausbildungszentrum weiterwachsen

• Du unterstützt bei der laufenden Aktualisierung unserer Website (Typo3), bei Informationsmaterialien sowie bei Veranstaltungen wie Tagen der offenen Tür oder Messeauftritten
• Du repräsentierst unser Ausbildungszentrum bei ausgewählten Veranstaltungen und informierst Interessent*innen über unsere vielfältigen Aus- und Weiterbildungsangebote.
• Mit der weiteren Entwicklung des ABZ soll auch unser unser Social-Media-Auftritt wachsen. Hier kannst du dich mit Interesse, Ideen und Freude an Kommunikation zunehmend einbringen.

Dein Profil:

Was du mitbringen solltest

• Abgeschlossene kaufmännische, administrative oder vergleichbare Ausbildung, z. B. HAK oder HLW, bzw. entsprechende einschlägige Berufserfahrung
• Erfahrung in Verwaltung, Organisation oder Administration; Erfahrung im Bildungs-, Schul- oder Kursbereich ist von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse und sicherer Umgang mit MS Office
• Freude an digitalen Tools und die Bereitschaft, dich in Schulverwaltungsprogramme einzuarbeiten
• Eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und Freude am Kontakt mit unterschiedlichen Menschen
• Die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen
• Interesse an Website, digitaler Kommunikation und Social Media – Erfahrung damit ist ein Plus, aber keine Voraussetzung
• Bereitschaft zur Übernahme der Funktion als Brandschutzwart*in und die Absolvierung der erforderlichen Ausbildung
• Freude an Teamarbeit und Identifikation mit den Werten der Caritas

Unser Angebot:

– mehr als nur ein Job

Zusammenarbeit auf Augenhöhe
Mit echter Mitgestaltung in einem engagierten Team und der Möglichkeit, einen wachsenden Bildungsstandort aktiv mitzuentwickeln.

Faire Entlohnung & attraktive Benefits
Gehalt je nach Ausbildung und Berufserfahrung:

• für 20 Wochenstunden: € 1.498,54 bis € 1.730,27 brutto
• für 25 Wochenstunden: € 1.873,18 bis € 2.162,84 brutto

Lebensmittelgutscheine & Kinderzuschüsse

Nachhaltigkeit & Mobilität
Zuschuss bis € 506,40 pro Jahr für Öffi-Jahreskarte oder Klimaticket nach dem vollendeten ersten Arbeitsjahr.

Entwicklung & Weiterbildung
Bezahlte Fort- und Weiterbildungen und aktive Unterstützung deiner beruflichen Entwicklung.

Mehr Zeit für dich
Zwei zusätzliche Urlaubstage ab dem 2. Dienstjahr sowie drei zusätzliche freie Tage: Karfreitag, 24.12. und 31.12.

Umfassende Gesundheitsförderung

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