Ordinationsmanager:in für Lungenfacharzt

Ordinationsmanager:in (m/w/d)
für Lungenfacharzt in 1230 Wien gesucht

Ein freundliches Team und umfassende medizinische Beratung – das sind die Grundpfeiler der Lungenfacharzt-Praxis Dr. Christian Molderings. Seit 2016 leisten wir in Wien Liesing einen wichtigen Beitrag zur Gesundheitsversorgung dieses aufstrebenden Wohnbezirks an der Grenze zu Niederösterreich.

Um diese bedeutende Aufgabe auch künftig wahrnehmen zu können, suchen wir ab sofort eine/n

Ordinationsmanager:in (m/w/d)
für 30h/Woche

In dieser verantwortungsvollen Position übernehmen Sie vollumfänglich das „Management“ der Ordination und entlasten Dr. Molderings, der sich dadurch vollends auf die Patientenbehandlung konzentrieren kann. Zu Ihren Hauptaufgaben zählen die Administration, der Einkauf, HR und die Buchhaltung.

Grundsätzlich ist Aufgabe des Ordinationsmanagers /der Ordinationsmanagerin Dr. Molderings so weit wie möglich von administrativen und organisatorischen Aufgaben zu entlasten.

Qualitätsmanagement:

• Verwaltung des Ordinationsablaufs (Erstellung und Überprüfung von SOPs (Standard Operating Procedures))
• Ordnung in der Ordination organisieren
• Bestellungen, Rechnungen ablegen, archivieren
• Ablage organisieren (z.B. Buchhaltung (muss 10 Jahre aufgehoben werden), Bestellungen, Firmenkontakte, Verträge, Bedienungsanleitungen, …)
• AUVA-Ordner offene Punkte bearbeiten
• BGF (Betriebliche Gesundheitsvorsorge, Programm der ÖGK) offene Punkte abarbeiten
• Elektroanlagenüberprüfung offene Punkte abarbeiten
• ISO-Zertifizierung der Ordination durchführen
• Digitalisierung vorantreiben
• Supervision und Qualitätskontrolle alle Mitarbeiter
• Entwurf und Überprüfung von SOP (Standard Operating Procedures) (z.B. einheitliche Eingabe aller Informationen in die Krankenakte)
• Durchführung und Überprüfung der Abrechnung auf ihre Korrrektheit (z.B. tägliche Überprüfung aller Honorarnoten auf Ihre Korrektheit)

Kontaktperson für alle Mitarbeiter:

• Stellenanzeigen für Personalsuche schreiben und an relevante Stellen posten (in Absprache mit Dr. Molderings)
• Bei Neuanstellung von Mitarbeitern: neue Mitarbeiter einweisen, erforderliche Unterlagen wie z.B. Dienstverträge geben und ausfüllen lassen (Kontakt mit Personalabteilung der Steuerkanzlei)
• Bei Austritt von Mitarbeitern: erforderliche Unterlagen bereitstellen und geben (Kontakt mit Personalabteilung der Steuerkanzlei)
• Laufender Kontakt zu den Mitarbeitern: Arbeitszeiterfassung, Mehrstunden erfassen und weiterleiten, Urlaubszeiten organisieren und dokumentieren, Infos an Mitarbeiter (z.B. Dienstpläne, Infos, Urlaubstermine)
• Ansprechperson für Fragen und Probleme, Probleme lösen oder delegieren (Beispiele: Drucker oder Computer funktioniert nicht, Lampen kaputt)
• Bei Krankheit oder Verhinderung von Kollegen, nach Möglichkeit Dienste übernehmen

Kontakt zu externen Servicefirmen:

• z.B. IT Techniker, Wartung von Geräten, Hausverwaltung, Elektriker, …

Materialbeschaffung und Entsorgung:

• Notwendige Neuanschaffungen (z.B. Kühlschrank, Drucker, PCs, ….)
• Alte, nicht mehr gebrauchte oder kaputte Materialien entsorgen

Buchhaltungsvorbereitung (monatlich):

• Rechnungen einscannen und hochladen für Steuerkanzlei
• Mehrstunden der Mitarbeiter an Steuerkanzlei / Personalabteilung übermitteln
• Honorarnoten, die per Überweisung bezahlt wurden, im Innomed Programm auf bezahlt setzen (mithilfe des Kontoauszugs)

In Ihren Verantwortungsbereich fallen außerdem:

• Patientenbetreuung
• Telefondienst
• Terminkoordination
• Vorbereitung der Buchhaltung für Steuerberater
• Archivierung der Krankengeschichten
• Patientenbetreuung
• Angebotseinholung
• Qualitätsmanagement
• Personalmanagment (HR)
• Erstellung und Überprüfung von SOP

Um diesen Tätigkeiten gerecht zu werden, sollten Sie über die Matura oder Äquivalent verfügen und neben fließendem Deutsch auch Englisch sprechen können. Außerdem setzen wir Eigenverantwortung, die Einbringung eigener Ideen sowie die Nutzung des eingeräumten Gestaltungsspielraums voraus.

Im Gegenzug bieten wir Ihnen flexible Arbeitszeiten und ein freundliches Arbeitsklima in einem freundlichen, dynamischen Team. Sie profitieren außerdem von einem überdurchschnittlichen Gehalt, das Sie gerne bei Dr. Molderings erfragen können

Sie fühlen sich verantwortungsvollen Managementaufgaben gewachsen und möchten großen Gestaltungsspielraum? Sie haben außerdem ein offenes, kommunikatives Wesen und scheuen keinen Kundenkontakt? Dann freut sich Dr. Christian Molderings über Ihre elektronische Bewerbung an office@lungen-arzt.at

 

Dr. Christian Molderings
Lehmanngasse 25 / 3 / 1
1230 Wien

Telefon: (01) 869 76 86
Telefax: (01) 869 76 86 4
E-Mail: office@lungen-arzt.at