Gremienbetreuung und Organisation (Vollzeit) in Wien

Gremienbetreuung und
Organisation (Vollzeit) in Wien
Kammer der Ziviltechniker:innen Ost

Die Kammer der Ziviltechniker:innen Ost vertritt die Interessen der Ziviltechniker:innen in Wien, Niederösterreich und dem Burgenland. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab April 2026 eine engagierte und organisatorisch versierte Persönlichkeit für die Betreuung der aus ehrenamtlichen Funktionär:innen gebildeten Kammergremien.

Ihre Aufgaben:

• Administrative Unterstützung der Arbeit der Kammergremien (Vorstände, Ausschüsse, Fachgruppen etc.), Fungieren als Schnittstelle zwischen den Gremien
• Organisation von (in Präsenz und online abgehaltenen) Gremiensitzungen:
  • Vorbereitung: Terminabstimmung mit der:dem Vorsitzenden und den Mitgliedern des Gremiums, Reservierung von Räumen, Erstellung und Versand von Einladungen und Tagesordnungen, Zusammenstellung von Unterlagen
  • Begleitung: Unterstützung der:des Vorsitzenden während der Sitzung, Protokollierung der Diskussionen, Beschlüsse und To-dos
  • Nachbereitung: Ausformulieren und Versenden der Protokolle, Nachverfolgung von Beschlüssen und Aufgaben, Ablage und Dokumentation
• Organisation von Veranstaltungen (Vorträgen, Themenabenden, Workshops etc.): Anmeldemanagement und Ablaufplanung, Koordinierung der Referent:innen
• Selbständige Führung des E-Mail-Schriftverkehrs
• Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben

Ihr Profil:

• Erfahrung in der Gremienarbeit, im Assistenz- oder Verwaltungsbereich von Vorteil
• Selbständige und strukturierte Arbeitsweise
• Organisationsgeschick
• Genauigkeit, Verlässlichkeit und Diskretion
• Freundliches und professionelles Auftreten
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen (Excel, Outlook, Zoom etc.)
• Sehr gute Deutschkenntnisse

Wir bieten:

• Vollzeitbeschäftigung (40 Stunden / Woche)
• Bruttomonatsgehalt von EUR 2.600,– mit der Möglichkeit zur Überzahlung bei entsprechender Qualifikation und Berufserfahrung
• Arbeitsplatz im Zentrum von Wien mit sehr guter öffentlicher Anbindung
• 2 Tage Homeoffice pro Woche nach Vereinbarung
• Gleitzeit, Recht auf Zeitausgleich
• Wiener-Linien-Ticket, Pluxee/Sodexo-Gutscheine und andere Zusatzleistungen
• Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit
• Angenehmes Arbeitsumfeld
• Möglichkeit zur langfristigen Zusammenarbeit in einem kollegialen Team