Projekt- und Studienmanager:in (m/w/d)
Medizinische Universität WienProjekt- und Studienmanager:in (m/w/d)
- Teilzeit
- Befristet
- Mit / Ohne Berufserfahrung
- Mit / Ohne Personalverantwortung
Die Medizinische Universität Wien zählt mit rund 6.500 Mitarbeiter:innen und 8.600 Studierenden zu einer der größten biomedizinischen Spitzenforschungs- und Lehrinstitutionen Europas. Die Universitätsklinik für Herz- und Thorakale Aortenchirurgie sucht ab sofort, in Teilzeit (20 Wochenstunden) und befristet bis 31. Dezember 2026 (mit Option auf Verlängerung) eine:n Projekt- und Studienmanager:in (m/w/d).
Ihre Aufgaben:
- Projektinitiierung und Studienstart Vorbereitung, Zusammenstellung und Einreichung aller Unterlagen an die Ethikkommission, Einreichungen an AGES, CTIS, administrative Unterstützung bei der Vertragserstellung und -abwicklung, selbständige Meldung neuer Studien an das AKH Wien und Projektmeldung an die MedUni Wien (Doxis)
- Laufende Administration und Koordination klinischer Studien, einschließlich Organisation und Unterstützung bei Monitoring Besuchen und Audits, Kontinuierliche Koordination und Kommunikation mit Sponsoren, Behörden, internen Abteilungen und externen Partnerinstitutionen, Unterstützung der Projektleitung und des Studienteams in allen administrativen Belangen
- Finanzielle Administration & Fördermittelmanagement, allgemeine und finanzielle Verwaltung der Projektkonten (Excel, SAP), Erstellung von Zahlungsaufträgen, Budgetmonitoring und Abgleich mit Förderbudgets, Erstellung regelmäßiger Kontenübersichten für die Projektleitungen
- Projektabschluss & Archivierung, Meldung von Änderungen und Abschlussmeldungen an AKH Wien und MedUni Wien, Ethikkommission, Finalisierung aller studienbezogenen Dokumente für interne und externe Stellen, Ordnungsgemäße Archivierung aller Studienunterlagen gemäß regulatorischen Vorgaben, Unterstützung bei Abschlussberichten, Präsentationen und Publikationen
Ihr Profil:
- Matura oder gleichzuhaltende Qualifikation
- Fundierte Berufserfahrung von Vorteil
- Sehr gute MS-Office Kenntnisse, SAP-Kenntnisse
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Selbständiges Arbeiten und Teamfähigkeit
- Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
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Interne Weiterbildungen
Dank eines modernen akademischen Lifelong-Learning-Konzepts können Mitarbeiter:innen laufend ihre Fähigkeiten verbessern und weitere Kompetenzen erwerben. -
Gesundheitsmaßnahmen
Die Gesundheit aller Mitarbeiter:innen ist ein wichtiges Anliegen, daher gibt es zahlreiche Angebote zur Vorsorge und Gesundheitsförderung. -
Kantine
In den Betriebsrestaurants erwartet Mitarbeiter:innen ein günstiges und vielfältiges Angebot. -
Gleitzeit & Telearbeit
Es besteht in vielen Fällen die Möglichkeit der flexiblen Zeiteinteilung durch Gleitzeitmöglichkeiten. Je nach Berufsgruppe sowie individueller Vereinbarung gibt es die Möglichkeit zur Telearbeit bis zu 40%. -
Kinderbetreuung
Für eine optimale Vereinbarkeit von Beruf und Familie gibt es verschiedene Möglichkeiten zur Kinderbetreuung, auch in den Schulferien. -
Betriebliche Altersvorsorge
Für die Altersvorsorge aller Mitarbeiter:innen leistet die MedUni Wien als Arbeitgeberin monatliche Beträge zur Pensionskasse. -
Gute Verkehrsanbindung
Die Standorte der MedUni Wien sind zentral gelegen und mit öffentlichen Verkehrsmitteln sehr gut erreichbar. -
Mitarbeiter:innenrabatte
Alle Mitarbeiter:innen der MedUni Wien erhalten bei zahlreichen Firmen Sonderkonditionen und Rabatte. -
Parkmöglichkeit
Mitarbeiter:innen haben die Möglichkeit, einen kostengünstigen Parkplatz in Anspruch zu nehmen. Abstellplätze für Fahrräder sind ebenfalls vorhanden und werden laufend ausgebaut. -
Sichere Arbeitgeberin
Die MedUni Wien bietet ein sicheres Arbeitsumfeld und stabile Arbeitsplätze. -
Work-Life-Balance
Durch faire Arbeitsteilung und Teamwork entsteht eine ausgeglichene Work-Life-Balance. Es wird auf geregelte Arbeitszeiten sowie ausreichende Erholungszeiten und ein gesundes Maß an Workload geachtet. -
Mitarbeiter:innen-Events
Neben Veranstaltungen zum Vernetzen und Feiern bietet die MedUni Wien regelmäßig spannende Fachvorträge, bei denen aktuelle Themen aus dem Bereich der Medizin vorgestellt werden. -
Beratungsangebote
Je nach Bedarf sind Beratungsangebote (z.B. Career&Care), Coaching, Supervision und Mediation verfügbar. -
Barrierefreiheit und Bekenntnis zur Diversität und Inklusion
Die MedUni Wien hat sich das Ziel gesetzt, Diversität organisatorisch zu verankern und damit zur Chancengleichheit von Mitarbeiter:innen beizutragen. -
Jobticket
Das Rektorat der MedUni Wien bezuschusst als Beitrag zum Klimaschutz Jahreskarten für öffentliche Verkehrsmittel, um die Nutzung zum und vom Arbeitsplatz zu fördern.
Das monatliche Mindestentgelt für diese Verwendung (Uni-KV, VerwGr. IIIa) beträgt derzeit Euro 1.349,- brutto (14x jährlich) auf Teilzeitbasis und kann sich eventuell durch die Anrechnung von entsprechenden, einschlägigen Vorerfahrungen und um sonstige mit den Besonderheiten des Arbeitsplatzes verbundene Entgeltsbestandteile erhöhen.
Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen und/oder chronischen Erkrankungen und laden daher besonders dazu ein. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der MedUni Wien. Informationen finden Sie unter meduniwien.ac.at/behindertenvertrauenspersonen
Die Informationen gemäß Datenschutz-Grundverordnung finden Sie unter
meduniwien.ac.at/datenschutz/bewerbungen
Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen, bestehend aus Lebenslauf, Anschreiben und gegebenenfalls Zeugnisse und Zertifikate als Nachweis der gewünschten Qualifikationen. Bei reglementierten Berufen legen Sie bitte auch einen Nachweis der Berufsberechtigung bei.
Geben Sie die Kennzahl 880/25 im Betreff an und senden Sie die Unterlagen bis zum 7. Jänner 2026 an: bewerbungen@meduniwien.ac.at