Als Congresses & Event-Management Support unterstützt du bei unserem Kunden, einem der weltweit führenden Biotechnologieunternehmen, verschiedene Abteilungen bei der Planung und Durchführung von Kongressen. Dabei übernimmst du vor allem die administrative und organisatorische Koordination der Kongressteilnahmen, von Reisebuchungen über Vertragsabwicklungen bis hin zu Einladungen.

Zusätzlich bist du für das Vertragsmanagement im Veranstaltungsumfeld verantwortlich und stellst die Einhaltung der geltenden Compliance-Richtlinien sicher.

Kongress- & Event-Koordination (Support/Assistenz)

• Organisation und Administration der Kongressreisen für interne Mitarbeitende und externe Stakeholder.
• Management des Einladungs- und Vertragsmanagements (Erstellung, Tracking, Ablage) im Kontext von Kongress- und Event-Teilnahmen.
• Zentrale Kommunikations- und Koordinationstätigkeit mit internen Teams (z.B. Vertrieb, Medizin) und externen Stakeholdern (z.B. Kongressbüros, Agenturen, externe Experten).
• Zuverlässige Durchführung laufender administrativer Tätigkeiten zur Unterstützung eines reibungslosen Geschäftsbetriebs.
• Rechnungsprüfung und -kontrolle im Zuständigkeitsbereich.
• Abteilungsübergreifende Koordination von Support-Themen und Projekten.
• Pflege des Netzwerks zur Zentrale/anderen Tochtergesellschaften (Best-Practice-Austausch).

• Abgeschlossene höhere Schule (Matura) vorzugsweise mit kaufmännischem Fokus & idealerweise einschlägige Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Support-Funktion.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint) bzw. vorzugsweise mit Google Apps (Docs, Tabellen, Präsentationen).
• Ausgeprägte Serviceorientierung und Kommunikationsstärke im Umgang mit internen und externen Partnern.
• Zuverlässige, strukturierte und genaue Arbeitsweise mit einem hohen Verantwortungsbewusstsein.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Freude an der Arbeit im Team.

Es erwarten dich ein Jahresgehalt ab € 48.000 brutto auf Vollzeitbasis, sowie attraktive Benefits. Flexible Arbeitszeitmodelle, Betriebsrestaurant, betriebliche Gesundheitsförderung und vielfältige Sportangebote sind nur einige davon. Abhängig von Qualifikation und Erfahrung besteht die Bereitschaft zur Überzahlung.

Bewirb dich unter www.bewerben.iventa.eu mit Angabe der Ref.-Nr. 2025-02018IV.

Sollte es Unternehmen geben, die du als Arbeitgeber für dich ausschließt, so bitten wir dich, diese im Feld "Sperrvermerke" anzuführen.

Claudia Raimann
+43 (1) 523 49 44-217
Assistant to the Managing Partner
Iventa Group Holding GmbH
1070 Wien, Seidengasse 9