Finance, HR & Admin Allrounder (f/m/x) – Karenzvertretung

Wir suchen ab Dezember 2026 eine Karenzvertretung für unser Finance-, HR- und Admin-Team – befristet bis Juli 2028. Als Allrounder:in arbeitest du direkt mit unserer Deputy CFO zusammen, die in dieser Zeit die Abteilung und den Finanzbereich leitet.

Deine Aufgaben

Finanzen & Controlling

• Erstellung und Bearbeitung von Projektabrechnungen
• Erstellung von Auftrags- und Stornobestätigungen
• Vorbereitung von Zahlungsläufen und Bankabstimmungen
• Aufbereitung der Buchhaltungsunterlagen für die Steuerberatung und erste Ansprechperson für Rückfragen
• Mitarbeit bei Monatsabschluss und Jahresabschluss
• Pflege der Finanzplanung; Unterstützung bei Forecasts, KPI-Tracking und Reporting
• Zusammenarbeit mit Banken, Steuerberatung und Rechtsanwält:innen

Personal

• Unterstützung bei der monatlichen Lohnverrechnung
• Unterstützung bei On- und Offboarding inkl. Verträgen, An- und Abmeldungen und Account-Management
• Unterstützung im Recruiting: Stelleninserate, Bewerber:innen-Koordination, Terminplanung

Administration

• Vertrags- und Dokumentenmanagement, Ablage und Archivierung
• Mitarbeit am Qualitäts- und Informationssicherheits-Managementsystem für Finanz-, HR- und Admin-Prozesse

Das bringst du mit

• Kaufmännische Ausbildung (HAK, BWL-Studium oder vergleichbar)

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in Buchhaltung, Controlling oder Finanzadministration

• Solides Verständnis von Buchhaltung, Fakturierung und Mahnwesen sowie Grundkenntnisse im österreichischen Steuer- und Arbeitsrecht

• Sehr gute Excel-Kenntnisse; Erfahrung mit Buchhaltungs- und Planungstools

• Selbständige, verlässliche und genaue Arbeitsweise – du arbeitest dich schnell in bestehende Prozesse ein

• Organisationstalent und eine proaktive Hands-on-Mentalität, auch bei vielen parallelen Themen

• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Finanz- und Personaldaten

• Kommunikationsstärke im Austausch mit Team, Geschäftsführung und externen Partnern

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. C1)

• Verfügbarkeit ab Dezember 2026 für die gesamte Vertretungsdauer bis Juli 2028

Ein Plus: Erfahrung in einem Tech-Unternehmen oder kleinen internationalen Team, mit Fördermanagement oder ISO-basierten Managementsystemen.

Wir bieten

• Vollzeitposition mit 38,5 Std./Woche (Teilzeit ab 30 Std. möglich), befristet von Dezember 2026 bis Juli 2028

• Abwechslungsreiche Allrounder-Rolle mit echter Verantwortung in Finanzen, Personal und Administration

• Zentraler Bürostandort in Wien mit sehr guter öffentlicher Verkehrsanbindung

• Flexible Arbeitszeiten mit bis zu 4 Tagen Homeoffice/Wochen

• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und Rücksicht auf Familie und persönliche Bedürfnisse

• Laptop, Jahreskarte, Firmenhandy und Internetanschluss inkl. privater Nutzung

• Kollegiales Umfeld in einem internationalen, kleinen Team (ca. 25 Personen)

• Regelmäßige Afterworks und Events – alles von der Firma bezahlt

Konditionen

Die Anstellung erfolgt nach dem IT-Kollektivvertrag, Einstufung ST1. Das monatliche Bruttogehalt beträgt mindestens 3.500€ (Vollzeit, 38,5 Std.). Das Gehalt sowie eine mögliche Überzahlung richten sich nach Qualifikation und Berufserfahrung.

Startdatum: 01.12.2026 · Befristung bis 31.07.2028

Bewirb dich – wir freuen uns, dich kennenzulernen!