Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) (Vollzeit)

Die Schienen-Control kontrolliert den Wettbewerb und sorgt dafür, dass alle Eisenbahnunternehmen freien Zugang zur Schiene zu angemessenen Preisen haben. Mit umfassender Marktkenntnis und hervorragenden Kontakten zu Bahnunternehmen, Institutionen sowie dem Netzwerk internationaler Regulierungsbehörden verbessert die Schienen-Control kontinuierlich die Rahmenbedingungen für einen fairen Wettbewerb und trägt dabei zur Dekarbonisierung des Verkehrssektors und zur Erreichung der im European Green Deal formulierten Klimaziele bei.

Die Agentur für Passagier- und Fahrgastrechte (apf) ist die gesetzliche Schlichtungs- und Durchsetzungsstelle für den Bahn-, Bus-, Schiffs- und Flugverkehr. Sie ist als Abteilung bei der Schienen-Control angesiedelt.

Die Schienen-Control GmbH ist die Geschäftsstelle der Schienen-Control Kommission, der Marktregulierungsbehörde für den Eisenbahnverkehr. Die Schienen-Control GmbH steht zur Gänze im Eigentum der Republik Österreich.

Zur Verstärkung des Teams der Schienen-Control GmbH bieten wir eine Position als

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
(Vollzeit)

Als Assistenz der Geschäftsführung unterstützen Sie unsere Geschäftsführung in sämtlichen organisatorischen, administrativen und operativen Belangen des Arbeitsalltags. Durch Ihre proaktive und verantwortungsvolle Arbeitsweise sorgen Sie für reibungslose Abläufe, übernehmen vertrauensvolle Aufgaben und leisten einen wesentlichen Beitrag zur erfolgreichen Umsetzung unserer strategischen Ziele.

Ihre Aufgaben

Kalender- & Terminmanagement

• Koordination von Meetings, Geschäftsreisen sowie internen und externen Terminen
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen (Unterlagen, Protokolle, Follow-ups)

Kommunikations- & Informationsschnittstelle

• Professionelle Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Ansprechpartner:in für Mitarbeiter:innen und gegenüber Dritten
• Sicherstellung eines effizienten Informations- und Kommunikationsflusses
• Erstellung Pressespiegel

Administrative & organisatorische Unterstützung

• Office-Management für das Unternehmen (Ausstattung, Wartungsverträge, Miete, etc.)
• Personalverwaltung
• Erstellung, Bearbeitung und Koordination von Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen
• Gremienbetreuung (Aufsichtsrat und Schienen-Control Kommission)

Projekt- & Aufgabenmanagement

• Unterstützung bei strategischen Initiativen und laufenden Projekten
• Eigenständige Planung und Umsetzung von Teilprojekten
• Termin- und Maßnahmenverfolgung (Deadlines, Prioritäten, Ressourcen)

Das bringen Sie mit

• Langjährige Erfahrung in vergleichbarer Position im öffentlichen Dienst oder in der Privatwirtschaft
• Kenntnisse und Erfahrung in Buchhaltung (HAS/HAK-Abschluss oder vergleichbare Qualifikation)
• Grundkenntnisse des Arbeitsrechts
• Versierter Umgang mit MS Office
• Sehr gutes (schriftliches) Ausdrucksvermögen in deutscher und englischer Sprache
• Lern- und Einsatzbereitschaft, Eigeninitiative und Flexibilität

Sie sind bereit, der gute Geist unseres Betriebs zu sein und kompetent und stets höflich als Bindeglied zwischen Geschäftsführung und den Mitarbeiter:innen zu fungieren und haben:

• eine eigenverantwortliche, systematische und strukturierte Arbeitsweise,
• hohe soziale Kompetenz,
• selbstbewusstes und professionelles Auftreten,
• hohe Diskretion, Loyalität und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein,
• natürliche Autorität und die Fähigkeit, auch unangenehme Botschaften freundlich zu überbringen,
• Freude am Umgang mit Menschen und der Arbeit in einem Team von ca. 40 Kolleg:innen.

Das bieten wir Ihnen

• Ein attraktives Arbeitsumfeld mit ausgezeichnetem Betriebsklima und ein wertschätzendes Miteinander in einem kleinen, engagierten Team (ca. 40 Personen)
• Ein unterstützendes Umfeld für fachliche Fort- und Weiterbildungen
• Modelle für Gleitzeit, Telearbeit, modernes Karenzmanagement als Teil eines familienfreundlichen Arbeitsumfelds
• Attraktive Büros in zentraler Lage (Naschmarkt)
• Weitere Benefits: Jobticket der Wiener Linien, Betriebspensionszuschuss, Kinderbetreuungszuschuss
• Engagiertes On-Boarding inkl. Übergabe durch die aktuelle Stelleninhaberin

Für diese Position ist ein Bruttomonatsgehalt von EUR 4.200 vorgesehen. Je nach Qualifikation und aufgabenspezifischer Berufserfahrung besteht die Bereitschaft zur Überzahlung.

Die Schienen-Control als Arbeitgeberin legt Wert auf gesellschaftliche Repräsentation und ist überzeugt davon, dass diverse Teams zu besseren Ergebnissen kommen. Daher ermutigen wir Kandidat*innen, die sich – sei es aufgrund einer körperlichen Einschränkung, ihres Geschlechts oder von zugeschriebenen Merkmalen – einer unterrepräsentierten Gruppe zugehörig fühlen, sich zu bewerben.

Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Lebenslauf (CV) und Motivationsschreiben senden Sie bitte per E-Mail an: bewerbung@schienencontrol.gv.at

Nähere Informationen über die Schienen-Control finden Sie unter: www.schienencontrol.gv.at