Erste Anlaufstelle – Empfangsmitarbeiter:in für unsere Zentrale

Aufgaben

• Freundlicher Empfang von Besucher:innen sowie erste Ansprechperson im Haus
• Annahme und Vermittlung von Telefonaten, Bearbeitung eingehender E-Mails
• Organisation rund um Besprechungsräume (Vorbereitung, Getränke, Abräumen)
• Postbearbeitung und hausinterner Verteilung
• Verwaltung von Abläufen wie Schlüsselvergabe, Fahrtenbuchkontrolle und Parkberechtigungen
• Organisation des Mittagessens am Standort
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Büroalltag

Sie sind kommunikativ, behalten auch in turbulenteren Momenten den Überblick und haben Freude daran, für andere mit- und vorauszudenken? Dann passen Sie perfekt zu uns! Wir suchen keine klassische Empfangskraft, sondern eine Persönlichkeit, die mit Herz, Ruhe und einem offenen Ohr unsere Zentrale mit Leben füllt.

Anforderungen

• Positiv abgeschlossene touristische oder kaufmännische Ausbildung (Lehrabschluss, Fachschule, HBLA etc.) von Vorteil, Quereinsteiger:innen sind auch gerne willkommen
• Berufserfahrung mit touristischen und/oder kaufmännischen Aufgaben, sowie direktem Kundenkontakt von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse (Wort und Schrift)
• Englisch-Grundkenntnisse für einfache Telefonweiterleitungen
• Gute IT-Anwendungskenntnisse (v.a. Outlook und Excel sowie systeminterne Programme)
• Flexibilität bei den Dienstzeiten: Mo-Do 08:30-16:00 Uhr und Fr 08:30-12:30 Uhr, Abstimmung der Arbeitstage im 2er-Team
• Bereitschaft im Bedarfsfall bzw. Vertretungsfall (z.B. Urlaub etc.) Überstunden zu leisten
• Proaktive und selbständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und Serviceorientierung
• Positiver Leumund

Benefits

•  Arbeitszeit & Mobilität 🕒
  • Selbstständige Einteilung der Dienstzeiten im 2er-Team
  • Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit (U1/U4 Karlsplatz bzw. U1 Taubstummengasse)

• Entwicklung & Miteinander 🚀
  • Start mit persönlicher Buddy-Begleitung in den ersten Monaten
  • Strukturiertes Onboarding mit praxisnahen Fach- und Systemschulungen
  • Regelmäßige Weiterbildungen (1–2 pro Jahr) mit Möglichkeit, eigene Themen einzubringen
  • Vertiefende Entwicklungsprogramme zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
  • Abwechslungsreiche Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung
  • Flache Hierarchien und schnelle Entscheidungswege
  • Sommerfeste und Weihnachtsfeiern für das gesamte Unternehmen, regelmäßige Sportaktivitäten und weitere Teamevents

• Sicherheit & Stabilität 🔒
  • Anstellung im Kollektivvertrag Metaller Gewerbe
  • Sicherer Arbeitsplatz in einem stetig wachsenden Privatunternehmen
  • Langfristige Perspektive in einem technisch anspruchsvollen Umfeld
  • Programm für Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz
  • Umwelt- und Energie-zertifiziertes Unternehmen

• Gesundheit & Vorsorge ❤️
  • Gesundheitsvorsorge zu attraktiven Firmenkonditionen (private Krankenversicherung)
  • Zusätzliche Unfallversicherung für alle Mitarbeitenden