Assistent:in des Rektors (25 Std/Woche)

Assistent:in des Rektors (25 Std/Woche)

Institut für die Wissenschaften vom Menschen, Wien

Das Institut für die Wissenschaften vom Menschen (IWM) ist ein renommiertes institute for advanced study in den Geistes- und Sozialwissenschaften. Es lädt jährlich über 100 Wissenschaftler:innen und Intellektuelle nach Wien. Durch deutsch- und englischsprachige Veranstaltungen, Publikationen und Forschungsprogramme vermittelt es Themen von wissenschaftlicher und gesellschaftspolitischer Bedeutung an ein interessiertes Publikum.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine:n Assistent:in des Rektors (25 Std/Woche). Der Dienstvertrag wird zunächst für 6 Monate befristet abgeschlossen, mit der Option auf Verlängerung bzw. Entfristung.

Ihre Aufgaben

• Kalenderführung und Terminplanung, inklusive Erstellung von Briefings
• Korrespondenzverwaltung (E-Mail und Post)
• Reiseorganisation, inklusive Reisekostenabrechnung
• Organisation von Arbeitsessen und Abwicklung der entsprechenden Rechnungen
• Funktion als Schnittstelle zwischen Rektorat, Geschäftsführung, Gremien und Staff
• Pflege der IWM-Datenbank in Bezug auf Kontakte des Rektors
• Koordination der Unterzeichnungen von Verträgen und sonstigen Unterlagen
• Unterstützung des Rektors in unterschiedlichen administrativen und persönlichen Angelegenheiten
• Übersetzungen und Korrekturlesen (DE<>EN) in Abstimmung mit dem Rektor
• Vertretung der Rezeptionistin bei Bedarf
• Unterstützung der Administration des IWM in verschiedenen Bereichen bei Bedarf

Ihr Profil

• Ausgezeichnete Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Routinierter Umgang mit MS Office
• Hohe Zeitflexibilität sowie Bereitschaft zur Arbeit an Abenden bei Bedarf
• Interkulturelle und kommunikative Kompetenz
• Ausgeprägte Teamfähigkeit und Verlässlichkeit

Unser Angebot

• Mitarbeit an einem international angesehenen Institut
• Zusammenarbeit mit aufgeschlossenen und kompetenten Kolleg:innen
• Kontakt mit renommierten Wissenschaftler:innen, Journalist:innen und Intellektuellen
• Einblick in aktuelle wissenschaftliche und gesellschaftspolitische Themen
• Subventionierter Mittagstisch
• Jobticket (Wiener Linien Jahreskarte)

Das IWM bietet für diese Teilzeitbeschäftigung ein Bruttogehalt von € 2.177,38 monatlich, 14 × jährlich. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Lebenslauf und Motivationsschreiben bis 17. Juli 2026 an jobs@iwm.at, z. H. Guido Paolo Gambera. Bewerbungen werden ab sofort entgegengenommen, mit der Möglichkeit einer Einstellung vor der Bewerbungsfrist.

Chancengleichheit

Das IWM setzt sich dafür ein, die Chancengleichheit in allen Bereichen seiner Arbeit voranzutreiben. Das Institut fördert den gleichberechtigten Zugang zu Stellen unabhängig von Geschlecht, Alter, Nationalität, Religion, sexueller Orientierung oder Behinderung und bietet ein respektvolles, inklusives Arbeitsumfeld.